Servicios
Digitalización de Documentos con Valor Legal
Principales Beneficios
ACCESO RAPIDO
Acceso rápido a la información: búsquedas por palabras clave y visualización de imágenes en segundos.
EFICIENCIA
Incremento de la eficiencia en la ejecución de los procesos administrativos de la organización.
REDUCCIÓN DE LOS RECURSOS
Reducción de los recursos destinados al mantenimiento y consulta de los documentos físicos: ambientes físicos, estantería, personal, mobiliario, entre otros.
DISMINUCIÓN DEL TIEMPO
Disminución del tiempo en tratamiento y gestión, el usuario no tiene que rearchivar cada documento al trabajar con él en pantalla.
MEDIOS MÁS SEGUROS
Documentación en medios más seguros y que garantizan su conservación ante el paso del tiempo.
MAYOR CONTROL Y SEGURIDAD
El acceso a los documentos puede restringirse a determinados usuarios definiendo niveles de confidencialidad que llegan a partes de un documento.
CONTROL DEL ARCHIVO DIGITAL
Mayor control del archivo (digital), reduciendo el riesgo de daño o pérdida.
REDUCCIÓN DE FOTOCOPIAS
Reducción de la cantidad de fotocopias generadas: varios usuarios podrán consultar el mismo documento a la vez
- Disminución del tiempo de localización y recuperación de los documentos al ser accesible desde el propio puesto de trabajo.
- Disminución del costo de distribución; al estar los documentos accesibles en cualquier puesto, se eliminan los gastos de mensajería, fax, etc.
- Drástico recorte del espacio de almacenamiento y reaprovechamiento del mismo. Los originales en papel pueden enviarse a un espacio más barato o un almacén de custodia. Un DVD-ROM puede almacenar aproximadamente 50,000 páginas escaneadas.
- Eliminación de los documentos duplicados al estar accesibles en cualquier momento desde cualquier puesto.
- No existen documentos extraviados o perdidos
- Mejora de la calidad del servicio ofrecido; los clientes son respondidos "in situ" en sus demandas de documentos pudiendo recibir copia de los mismos en el acto.
- Eliminación de problemas de salud del personal que administra los documentos físicos en los archivos actuales.